De ALV van de VvE & Corona

De ALV van de VvE & Corona

Inmiddels is duidelijk, dat vanwege de corona uitbraak het momenteel niet toegestaan is ALV’s te houden in grotere VvE’s. Het is op dit moment verboden meer dan 100 mensen in een ruimte bijeen te brengen. Daarnaast wordt van overheidswege met klem ontraden niet essentiële bijeenkomsten te houden waarbij meerdere personen in een ruimte bijeenkomen. Met name wanneer de populatie bestaat uit oudere leden in de VvE, is het momenteel niet verantwoord ALV’s te houden. Besturen en beheerders nemen hun verantwoordelijkheid: op dit moment worden massaal ALV’s afgezegd, zonder dat zicht is op een nieuwe datum. Dat leidt tot een aantal vragen over alternatieven voor het houden van een ALV en over het dagelijks bestuur en beheer van de VvE.

Alternatieven voor de ALV

De reglementen gaan uit van een ledenvergadering op een vooraf  vastgestelde plaats en tijd, waarbij de leden fysiek aanwezig zijn of vertegenwoordigd zijn krachtens volmacht. Nu dat niet kan zijn er twee alternatieven om alsnog te komen tot geldige ALV besluiten: via een besluit buiten vergadering en door middel van digitaal stemmen.

Besluit buiten vergadering

Artikel 50 lid 3 MR 2006 bepaalt, dat met een besluit van de vergadering gelijk staat een voorstel, waarmee alle eigenaars schriftelijk hun instemming hebben betuigd, fax en e-mail daaronder begrepen. Andere reglementen bevatten gelijkluidende bepalingen, al biedt bijvoorbeeld artikel 36 lid 3 MR 1973 niet de toevoeging dat ‘schriftelijk’ ook per fax of email omvat.

Aan een besluit buiten vergadering stelt het reglement niet de eisen welke gelden bij een ALV besluit. Er geldt dus geen vereiste van schriftelijke oproeping, geen vereiste van een agenda en geen quorumeis (want unanimiteit is vereist, dus 100% van alle stemmen). Een besluit buiten vergadering kent zo minder waarborgen dan een vergaderbesluit. Leden hebben geen bedenktijd, er vindt geen plenaire beraadslaging plaats en er is geen gelegenheid tot het stellen van vragen of het overwegen van alternatieven. Bovendien stellen de reglementen niet de eis, dat een besluit buiten vergadering slechts genomen kan worden op voorstel van het bestuur. Evenmin geldt de eis, dat uitdrukkelijk moet worden vermeld dat sprake is van een voorgenomen besluit buiten vergadering, anders dan een opiniepeiling onder de leden. In zoverre is een besluit buitenvergadering, behoudens het schriftelijkheids- en unanimiteitsvereiste, vormvrij.

Het moment waarop het besluit buiten vergadering tot stand komt is volgens de letter van het reglement het moment, waarop de laatste eigenaar zijn instemming schriftelijk kenbaar heeft gemaakt. Let er daarbij op, dat steeds vastgesteld kan worden dat de eigenaren zelf de schriftelijke verklaring doen en niet een huisgenoot of huurder. Komt elke verklaring binnen, dan zal ergens (het meest voor de hand liggend is dat het bestuur dat doet) een verzameling van deze verklaringen moeten plaatsvinden met mededeling van het bereikte resultaat aan de overige leden, al was het alleen maar om de vernietigingstermijn van een maand ingevolge artikel 5:130 BW in te doen gaan. De Hoge Raad oordeelde op 21 juni 2019 (ECLI:NL:HR:2019:1022) dat het moment van kennis kunnen nemen van het besluit bepalend is voor het ingaan van de termijn.

Gelet op het voorgaande is de variant van het besluit buiten vergadering met name een werkbaar alternatief voor zelfbestuurde, kleinere VvE’s waarin de leden het met elkaar eens worden. Voor grotere VvE’s lijkt deze variant weinig soelaas te bieden.

Digitaal stemmen

Digitaal stemmen in de ALV is niet verboden, maar vergt van de VvE investeringen in digitalisering. Zo oordeelde de rechtbank Oost Brabant op 24 augustus 2017 (ECLI:NL:RBOBR:2017:4507), dat digitaal stemmen in VvE’s mogelijk is, mits dat geschiedt met de nodige waarborgen. Voor de invulling van die waarborgen kan de VvE worden vergeleken met de gewone Boek 2 vereniging, waar artikel 2:38 leden 6,7 en 8 BW van toepassing is. Dat artikel vereist dat de stemgerechtigde via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd, dat hij rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen ter vergadering en het stemrecht kan uitoefenen. Verder kan bij reglement bepaald worden, dat de stemgerechtigde via het elektronisch communicatiemiddel kan deelnemen aan de beraadslagingen. Ook kunnen eisen aan het te hanteren systeem worden gesteld.

In MR 2017 zijn deze eisen uitgewerkt in artikel 53.2. Daar is opgenomen dat de stemgerechtigden hun stemrecht kunnen uitoefenen door middel van een door de ALV gekozen elektronisch communicatiemiddel, mits de stemgerechtigde via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd, rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen ter vergadering en het stemrecht kan uitoefenen. De ALV kan bepalen dat bovendien is vereist dat de stemgerechtigde via het elektronisch communicatiemiddel kan deelnemen aan de beraadslaging. Stemmen die voorafgaand aan de vergadering, doch niet eerder dan op de dertigste dag voor die vergadering, via het door de Vergadering bepaalde elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, worden gelijkgesteld met ten tijde van de vergadering uitgebrachte stemmen. De ALV kan ook ingevolge MR 2017 nadere voorwaarden stellen voor het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel.

Aannemelijk is dat wanneer VvE’s, die beheerst worden door oudere versies van het modelreglement, geldige ALV besluiten kunnen nemen wanneer zij deze waarborgen in acht nemen. Het bestuur dat een vergadering op afstand wenst bijeen te roepen, zal daarvoor derhalve allereerst de spelregels en systemen moeten inrichten. Alternatieven, zoals stemmen via Whatsapp of Facebook voldoen niet aan deze waarborgen en leiden tot risico’s op vernietigbaarheid van de genomen besluiten.  Zo zou geoordeeld kunnen  worden dat daarbij de identiteit van degene die het stemrecht uitoefende niet kan worden vastgesteld, terwijl dat wel een vereiste is voor geldige besluitvorming.

Geen vergadering mogelijk: spoedeisende maatregelen

Is in het geheel geen vergadering mogelijk, maar dient het bestuur spoedeisende maatregelen te nemen, dan kan dat zonder toestemming van de vergadering. Denk aan extra uitgaven in en om het gebouw ten behoeve van niet begrote schoonmaak- en desinfectiewerkzaamheden of andere voorzieningen. Ook kunnen extra uitgaven voor communicatie en voorlichting noodzakelijk zijn. Het bestuur is daartoe bevoegd op grond van de modelreglementen. Zo bepaalt artikel 53 lid 6 MR 2006, dat voor zover het nemen van spoedeisende maatregelen noodzakelijk is, het bestuur hiertoe zonder opdracht van de vergadering bevoegd is, met dien verstande dat voor het aangaan van verbintenissen een belang van een nader door de vergadering vast te stellen bedrag te boven gaande, het bestuur de machtiging nodig heeft van de voorzitter.

Overmacht

Voor besluiten welke de VvE wel dient te nemen maar die niet spoedeisend zijn, zoals het vaststellen van de jaarstukken en de begroting, kan het bestuur niet op de stoel van de ALV plaatsnemen. De reglementen geven daarvoor weliswaar een termijn (zie bijvoorbeeld artikel 33 lid 2: de exploitatierekening wordt binnen zes maanden na afloop van het boekjaar door de ALV vastgesteld), maar op overschrijding van die termijnen staat niet de sanctie, dat de ALV daarna de besluiten niet meer zou kunnen nemen. Aannemelijk is, dat het bestuur op basis van de laatste vastgestelde begroting voortgaat met het beheren en besturen van VvE, tot het moment waarop de nieuwe begroting alsnog kan worden vastgesteld. Ook doet het bestuur er verstandig aan om de concept jaarstukken wel te delen met de leden, ook al kunnen deze niet in een ALV worden vastgesteld.

De corona uitbraak is in alle opzichten zodanig disruptief van aard, dat bestuurders en beheerders dienen te handelen naar bevind van zaken. Handel naar de belangen van de leden door te doen wat een redelijk handelend bestuurder of beheerder in de gegeven omstandigheden zou doen. Betrek de leden erbij, ook al is vergaderen niet mogelijk. Goede communicatie met de leden is juist nu essentieel, om te voorkomen dat achteraf, wanneer alsnog om bekrachtiging van feitelijke bestuurshandelingen in de tussenliggende periode zal worden verzocht, de leden niet voor verrassingsbesluiten komen te staan.


Stikstofregistratiesysteem voor woningbouwprojecten van start: hoe werkt het?

Sinds 24 maart 2020 kan voor woningbouwprojecten een natuurvergunning – al dan niet gekoppeld aan een aanvraag omgevingsvergunning – worden aangevraagd op basis van het stikstofregistratiesysteem. Wat houdt dit systeem in, hoe werkt het en wat zijn de effecten? Achtergrond…
27 maart 2020

Komt onze rechtspraak stil te liggen?

De Rechtspraak heeft in verband met de uitbraak van het Coronavirus alle gerechtsgebouwen tot en met in ieder geval 6 april 2020 gesloten. De verwachting is dat deze periode verlengd zal gaan worden. Alleen urgente zaken gaan door. Wat betekent…
26 maart 2020

Corona en afbreken van onderhandelingen

Regelmatige onderhandelaars weten dat het in Nederland niet is toegestaan om op het laatste moment van onderhandelen zomaar van de onderhandelingstafel weg te lopen. Uit de rechtspraak blijkt dat partijen die met elkaar onderhandelen, zich redelijk en billijk naar elkaar…
24 maart 2020

Aanmelden nieuwsbrief

Ja, ik hoor het graag als Van Riet iets publiceert