Dossieropbouw bij een disfunctionerende werknemer: tips & tricks

Bij disfunctioneren van een werknemer zal de werkgever een dossier moeten opbouwen. Precies om deze reden kleeft er aan de term “dossieropbouw” in het algemeen een negatieve lading. Dit is niet terecht, omdat een werkgever nu eenmaal een personeelsdossier dient bij te houden. Een dossier dat niet enkel is gericht op het vastleggen van onvoldoende functioneren, maar juist ook is bedoeld voor administratieve zaken en voor zaken die wel goed gaan. Denk hierbij aan de arbeidsovereenkomst, functieomschrijving, bonusafspraken, gespreksverslagen, brieven, appraisals etc. Bij disfunctioneren is dossieropbouw onmisbaar om arbeidsrechtelijke gevolgen daarvan in te kunnen roepen. Sinds de invoering van de WWZ wordt maar liefst 80% van de ingediende ontbindingsverzoeken op grond van disfunctioneren afgewezen.

Disfunctioneren

Wat is nu disfunctioneren? De wet bepaalt kort gezegd dat sprake is van disfunctioneren als een werknemer ongeschikt is tot het verrichten van de bedongen arbeid. Deze ongeschiktheid mag niet het gevolg zijn van ziekte of gebreken van de werknemer. Ook mag de ongeschiktheid niet het gevolg zijn van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing of voor arbeidsomstandigheden van de werknemer. De werkgever heeft ook een herplaatsingsplicht, tenzij herplaatsing niet in de rede ligt. Zowel van de werkgever als van de werknemer wordt bij de herplaatsingsplicht een actieve rol verwacht. Daarnaast stelt de wet dat:

• de werkgever de werknemer tijdig in kennis dient te stellen van de ongeschiktheid;
• de werknemer in voldoende mate in de gelegenheid dient te worden gesteld om zijn functioneren te verbeteren.

Kort gezegd dient de werkgever bij disfunctioneren dus drie stappen te doorlopen. Allereerst het tijdig aanspreken van de werknemer op het disfunctioneren (stap 1). Vervolgens dient een werknemer gedurende een redelijke periode in de gelegenheid te worden gesteld om zijn functioneren te verbeteren (stap 2). Tot slot dient een werkgever de werknemer hiertoe voldoende ondersteuning te bieden, desnoods door middel van scholing (stap 3).

Functieomschrijving

Het is de werkgever die bepaalt aan welke eisen een werknemer in een bepaalde functie dient te voldoen. Om die reden is een duidelijke en actuele functieomschrijving en bekendheid van de werknemer daarmee van belang. Uit deze omschrijving dient duidelijk te blijken wat de vereiste vaardigheden zijn en welke resultaten van de werknemer worden verwacht. Een rechter zal in een procedure aansluiting zoeken bij de functieomschrijving om te kunnen bepalen of een werknemer aan de daarin gestelde eisen voldoet. De feitelijke werkzaamheden dienen uiteraard wel overeen te komen met deze omschrijving.

Beëindiging vanwege disfunctioneren

Ontbindingsprocedure In een ontbindingsprocedure zal de werkgever dienen aan te tonen dat sprake is van disfunctioneren. De werkgever zal dus met (schriftelijke) stukken moeten komen om zijn stellingen te onderbouwen. Sinds de invoering van de WWZ is dossieropbouw nog belangrijker geworden. Disfunctioneren is als redelijke grond voor ontslag in de wet opgenomen. Als de kantonrechter van mening is dat disfunctioneren niet is aangetoond, dan zal het verzoek worden afgewezen. Voorheen had de kantonrechter de mogelijkheid om het niet op orde zijn van een dossier te repareren door te ontbinden onder toekenning van een hogere ontslagvergoeding. Sinds de invoering van de WWZ is dat echter niet meer mogelijk. Om die reden is een goede dossieropbouw dus noodzakelijk, waarbij het niet uitmaakt of sprake is van een kleine of grote organisatie. Iedere werkgever dient aan dossieropbouw te doen. Tips & tricks dossieropbouw bij disfunctioneren

1. maak voor iedere nieuwe werknemer een personeelsdossier aan (met onder meer de arbeidsovereenkomst, functieomschrijving, alle andere mogelijke afspraken);
2. zorg dat de werknemer, bij voorkeur voordat de arbeidsovereenkomst wordt ondertekend, bijvoorbeeld tijdens de sollicitatieprocedure, een (digitale) functieomschrijving ontvangt, zodat duidelijk is wat er van hem wordt verwacht. Als de functie en/of de werkzaamheden gedurende het dienstverband veranderen, wijzig dan ook de functieomschrijving of stel een nieuwe functieomschrijving op;
3. voer jaarlijks functionerings- en beoordelingsgesprekken en maak van alle (relevante) gesprekken die met de werknemer worden gevoerd een verslag. Voor functionerings- en beoordelingsverslagen is het raadzaam hiervoor telkens hetzelfde model te gebruiken, omdat dit overzichtelijk is. Verzoek een werknemer om deze verslagen voor akkoord te ondertekenen. Mocht een werknemer dit weigeren, verzoek hem dan om voor ontvangst te ondertekenen. Het gaat er vooral om dat de werkgever kan aantonen dat de inhoud van een dergelijk verslag bij de werknemer bekend is. Andere (relevante) gesprekken kunnen ook met een korte e-mail aan de werknemer worden bevestigd;
4. als sprake is van disfunctioneren, geef dit dan tijdig aan de werknemer aan en bevestig dit per e-mail. Wacht niet tot een functionerings- of beoordelingsgesprek als het nog even duurt voordat dit op de agenda staat;
5. geef bij disfunctioneren geen “voldoende” beoordeling, maar beoordeel het functioneren als onvoldoende. Het strookt ook niet om een werknemer een loonsverhoging (tenzij het bijvoorbeeld een standaard cao-verhoging is) of een bonus toe te kennen als de werkgever van mening is dat hij onvoldoende functioneert. Het spreekt voor zich dat het verlengen van een arbeidsovereenkomst in dat opzicht ook tegenstrijdig is;
6. stel samen met de werknemer een schriftelijk verbeterplan op. Benoem daarin concrete verbeterpunten en spreek af hoe vaak en wanneer partijen samen komen om te evalueren. Voer het verbeterplan uit, ook als de werknemer de afspraken tegenwerkt of ontwijkt. Bevestig alle in het verbeterplan gemaakte afspraken, zet ze in de agenda en reageer per e-mail op bijvoorbeeld “no-shows”. Voeg bij deze e-mail direct een nieuw voorstel voor een afspraak en waarschuw de werknemer dat het niet-nakomen van afspraken niet acceptabel is. Gebruik concrete voorbeelden ter onderbouwing van het onvoldoende functioneren. Leg ook de verantwoordelijkheden van de werkgever vast, bijvoorbeeld op welke wijze de werknemer zal worden ondersteund. Bespreek en leg tussentijds duidelijk schriftelijk vast ten aanzien van welke punten de werknemer wel of niet (voldoende) is verbeterd;
7. verbind aan het verbeterplan een redelijke periode waarbinnen de werknemer zich kan verbeteren en ondersteun hem tijdens deze periode. De lengte van deze redelijke periode hangt van verschillende omstandigheden (soort functie, lengte dienstverband, etc.) af, maar is vaak drie tot zes maanden. In een uitspraak van vorige zomer oordeelde het Hof Arnhem-Leeuwarden overigens dat een verbetertraject van zes weken voldoende was, omdat het om ongeschoold werk ging dat de betreffende werknemer al jaren verrichtte en de meeste werknemers na een periode van twee weken onder de knie hadden. Ondersteuning tijdens het verbetertraject is niet alleen een tweewekelijks gesprek waarbij de werknemer wordt verteld op welke punten hij wel of niet is verbeterd. Biedt de werknemer bijvoorbeeld een cursus timemanagement aan als hij qua planning tekort schiet;
8. verbind consequenties aan het uitblijven van verbetering. Geef bijvoorbeeld aan dat als de werknemer op een bepaald moment niet is verbeterd, de werkgever zal streven naar een einde van de arbeidsovereenkomst. Demotie kan ook een optie zijn;
9. het is altijd mogelijk de verbeterperiode te verlengen. Leg (ook) dit duidelijk vast;
10. een open deur, maar leg alles schriftelijk vast!

Gevolgen voldoende en onvoldoende dossieropbouw

Uit de rechtspraak sinds de invoering van de WWZ blijkt dat 8 op de 10 ingediende ontbindingsverzoeken op grond van disfunctioneren worden afgewezen. Het gros van deze verzoeken wordt afgewezen omdat er niet voldoende dossier voorhanden is, waardoor niet kan worden vastgesteld dat de werknemer disfunctioneert of dat een (correct) verbetertraject is gevolgd. Geen verbetertraject leidt tot een afwijzing. In de uitspraken waarin het ontbindingsverzoek werd toegewezen, was sprake van een werkgever die de in het bovenstaande onder het kopje “Disfunctioneren” genoemde drie stappen correct had doorlopen en alles schriftelijk had vastgelegd. Voor het slagen van een ontbindingsverzoek op grond van disfunctioneren is het hebben van een goed dossier dan ook absoluut noodzakelijk.

Advies

Of de organisatie nu klein of groot is, dossiervorming is om meerdere redenen een must! Zorg er dan ook voor dat HR-medewerkers en vooral leidinggevenden goed worden geïnformeerd, geïnstrueerd en indien nodig begeleid ten aanzien van de vraag hoe te handelen bij een disfunctionerende werknemer. De leidinggevenden voeren niet alleen de functionerings- en beoordelingsgesprekken, maar hebben ook het beste beeld van het functioneren van een werknemer en signaleren eventuele gebreken hierin vaak als eerste. De leidinggevende heeft zicht op de dagelijkse gang van zaken op een afdeling of vestiging. Niemand vindt het leuk om kritiek te leveren op anderen, maar dit hoort nu eenmaal bij de functie van leidinggevende. De leidinggevende kan hierbij worden ondersteund door HR. Het is ook mogelijk om protocollen en/of richtlijnen op te stellen over dossieropbouw (bij disfunctioneren) speciaal voor HR-medewerkers en leidinggevenden.