Per 1 januari 2011 is de zogenaamde fiscale Werkkostenregeling in werking getreden. Op basis van deze regeling kunnen werkgevers onbelast vergoedingen of andere voordelen aan werknemers verstrekken.
Er was in eerste instantie een overgangsperiode van 3 jaar van kracht. Dat betekende dat werkgevers uiterlijk op 1 januari 2014 naar het nieuwe systeem van de Werkkostenregeling overgeschakeld zouden moeten zijn. Inmiddels is deze termijn met 1 jaar verlengd, zodat iedere werkgever en werknemer uiterlijk 1 januari 2015 met de Werkkostenregeling te maken krijgt. Het stond de werkgever vrij onder het “oude” fiscale regime een groot aantal vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan de werknemer te voldoen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan vakliteratuur, telefoon, internet, reiskosten, maar ook zaken als bedrijfsuitje, kerstpakket, bedrijfsfitness, etc. Onder de Werkkostenregeling mag een werkgever nog steeds onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemer verrichten, echter volgens een andere systematiek. Uitgangspunt is dat 1,5% van de totale loonsom door de werkgever onbelast mag worden besteed aan het doen van vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Dit wordt de zogenaamde “vrije ruimte” van de werkgever genoemd. Indien het totaal van vergoedingen en verstrekkingen van werkgever aan de werknemers boven deze “vrije ruimte” uitkomt, is de werkgever daarover 80% belasting verschuldigd. Deze fiscale “straf” maakt dat werkgevers kritisch zullen en moeten bezien, of het huidige pakket van vergoedingen en verstrekkingen óók onder het regime van de Werkkostenregeling gehandhaafd blijft. Brengt handhaving van het huidige pakket aan arbeidsvoorwaarden geen extra financiële consequenties voor werkgever met zich mee? Of zorgt handhaving van het huidige pakket aan arbeidsvoorwaarden voor een forse verhoging van kosten, nu hierover ten laste van werkgever een fiscale eindheffing wordt geheven? Het is dan ook aan te raden om, mocht dit nog niet zijn gebeurd, op korte termijn een zogenaamde WKR-scan uit te voeren. Deze scan kan leiden tot de volgende uitkomsten:•Onkostenvergoedingen/verstrekkingen blijven binnen de “vrije ruimte”: alles kan bij het oude blijven;
•bedrag aan vergoedingen/verstrekkingen overstijgt de “vrije ruimte”: wellicht kunnen arbeidsvoorwaarden anders vorm gegeven worden, waardoor per saldo niets verandert voor de werknemer;
•vergoedingen/verstrekkingen overstijgen de “vrije ruimte”: alternatief is niet mogelijk. In dat geval zal werkgever serieus overwegen om de arbeidsvoorwaarden te wijzigen.
Of een wijziging van arbeidsvoorwaarden “zomaar” kan worden doorgevoerd, valt te bezien. Indien er binnen de onderneming een Ondernemingsraad aanwezig is, zal deze in ieder geval bij de besluitvorming hierover moeten worden betrokken. Daarnaast is ook van belang wat met de individuele werknemer in zijn arbeidsovereenkomst is afgesproken over de mogelijke wijziging van arbeidsvoorwaarden. Bent u werkgever, dan is het aan te raden de implementatie van de Werkkostenregeling binnen uw onderneming zorgvuldig voor te bereiden. Bent u werknemer en wordt u geconfronteerd met een wijziging van uw arbeidsvoorwaarden in het kader van de Werkkostenregeling, dan kan een kritische blik daarop wenselijk zijn.
